Saat ini, kebanyakan bisnis UKM dan UMKM yang sukses biasanya eksis di dunia maya. Mendapatkan pelanggan baru dan terus menjaga hubungan baik dengan pelanggan lama, kini dilakukan lewat jalur online. Baik itu lewat posting teratur mengenai produk baru dan promosi yang bisa dilakukan lewat situs belanja e-commerce milik sendiri maupun kanal toko di marketplace, pembaruan status di WhatsApp atau Story pada laman Instagram, Facebook maupun lewat e-newsletter, keharusan untuk eksis di ranah digital semakin penting.
Namun, ada sisi lain yang harus diperhatikan saat sebuah UKM atau UMKM memutuskan untuk eksis di dunia maya: keamanan data. Kejadian bocornya data 91 juta pengguna Tokopedia dan 7 juta lebih akun toko / merchant Mei 2020 lalu, mengagetkan banyak pihak. Bila raksasa unicorn seperti Tokopedia saja bisa kebobolan, tentunya kita sebagai pebisnis UKM dan UMKM harus semakin berhati-hati menjaga keamanan data di dunia maya: baik itu data para pelanggan kita maupun data bisnis penting dan rahasia perusahaan.
Bagaimana menjaga keamanan data bisnis dan pelanggan? Ini tips-tipsnya, yang sangat mudah dilakukan dan bakal menjamin bisnis kita semakin dipercaya masyarakat.
Keamanan dan kenyamanan pelanggan itu Nomor SATU
Bila sebagai pemilik bisnis kita melakukan penyimpanan data pelanggan secara online, baik itu nama, alamat, nomor telepon dan ponsel, bahkan data online banking dan kartu kredit, sudah dipastikan kita wajib untuk menyimpan arsip pendataan informasi pribadi ini dengan sangat hati-hati. Gunakan enkripsi data dan pengamanan berlapis bila menggunakan servis hosting manapun, termasuk di Cloud.
Hanya bekerjasama dengan pihak ketiga yang sudah jelas track record dan dapat dipercaya. Pihak ketiga ini termasuk penyedia layanan pembayaran online, bilamana tersedia di situs penjualan kita. Apabila memungkinkan, cari layanan pembayaran online yang punya kantor atau perwakilan di Indonesia, seperti Ovo, Gopay atau Shopeepay, karena bila sewaktu-waktu ada masalah (yang sangat mungkin terjadi dewasa ini) kita dapat dengan mudah meminta bantuan atau tanggungjawab penyedia layanan untuk memecahkan masalah.
Untuk lebih amannya, pastikan bahwa semua karyawan hanya diberi akses terbatas dan tidak bisa sepenuhnya menarik data klien, kecuali dengan otorisasi dari kita selaku pemilik bisnis. Ajari karyawan untuk selalu menggunakan kata sandi / password yang cukup rumit dan merupakan gabungan huruf, angka serta simbol.
Ini semua jangan dianggap remeh, ya, sebab ketidaksengajaan sekalipun yang berakibat data pelanggan bocor dapat menghancurkan kepercayaan pelanggan terhadap kita, dan cukup sulit untuk kembali membangun kepercayaan ini nantinya.
Gunakan software terbaru yang aman dan berlisensi aktif
Pembajakan software marak di dunia, terutama karena banyak bisnis yang tetap saja mau menggunakan software bajakan hanya karena harganya murah, meskipun tak selalu aman. Sebagai pebisnis, kita pun tentu tidak mau karya kita dibajak orang lain tanpa izin, karena itu, etika pebisnis yang baik sudah semestinya menjadi faktor penentu untuk kita mengalokasikan sebagian dana operasional untuk membeli software terbaru yang aman dengan lisensi aktif.
Selain lebih aman karena bebas virus, software berlisensi aktif pun memberikan perlindungan data yang umumnya jauh lebih kuat, karena memiliki lisensi berarti didukung penuh dan ada servis berkala dari perusahaan yang mengeluarkan software tersebut. Keamanan ini adalah sesuatu yang tak bisa diberikan oleh software bajakan, kan?
Apalagi bila sumber utama penarik pelanggan adalah situs penjualan milik kita, sudah sepantasnya kita pun berinvestasi di software perlindungan data. Misalnya, menggunakan firewall, antivirus perlindungan terhadap trojan dan malware. Selain itu, bila dana memungkinkan, mintalah bantuan jasa konsultan ahli keamanan (yang sering disebut white hat hackers).
Juga selalu pastikan hosting yang digunakan selalu up-to-date dan menjalankan protokol keamanan terkini. Rajin-rajin juga untuk melakukan back up data sehingga bila kejadian suatu hari situs kita terkena hack, kita tetap punya salinan data di tempat lain yang aman.
Training karyawan secara berkala
Bagi UKM dan UMKM, sumber daya manusia yaitu karyawan amatlah penting untuk mendukung keberlangsungan bisnis. Karena itu, sangat penting untuk selalu memberikan pelatihan berkala kepada karyawan. Bukan hanya sekedar pelatihan tentang bagaimana meningkatkan penjualan saja, tapi juga bagaimana menjaga keamanan data dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Semua karyawan baru sebaiknya menerima training dulu sebelum mulai bekerja. Lalu, selain pelatihan secara berkala, persiapkan sebuah dokumen bacaan yang isinya adalah petunjuk lengkap bagi karyawan. Mulai dari pengetahuan seputar produk, sampai langkah-langkah protokol keamanan yang harus selalu dijalankan. Perbaharui isi dokumen bacaan ini rutin misalnya tiga atau empat kali setahun, dan pastikan karyawan lama juga membacanya secara berkala.
Simpan juga nomor kontak darurat perusahaan penyedia layanan di kantor. Jadi, bila ada masalah keamanan data, karyawan dapat langsung menghubungi pihak yang tepat.
Ajari juga karyawan untuk menerapkan protokol keamanan saat menggunakan komputer atau perangkat digital kantor. Misalnya, larangan untuk menggunakan seluruh gawai kantor untuk kepentingan pribadi, seperti membuka email dan berselancar di media sosial pribadi, sebab data ini lebih rentan terkena retas.
Pastikan karyawan menjalankan semua protokol keamanan ini dengan disiplin, dan tidak mudah membuka email scam atau menjawab telepon berindikasi penipuan. Sebab, satu elemen termudah yang kerap menjadi pintu gerbang pembuka kejahatan dunia maya adalah kekeliruan atau keteledoran dari sumber daya manusia.
Berhati-hati lebih baik daripada menyesal di kemudian hari
Bila yang memiliki akses ke sistem data utama lebih dari satu karyawan, tambahkan faktor otentifikasi ekstra untuk membatasi risiko ancaman diretas. Faktor pengamanan ekstra ini bisa berupa token angka rahasia, tambahan kata sandi ekstra atau elemen biometrik seperti sidik jari atau pengenalan wajah / Face ID.
Untuk proses otentifikasi, hindari menggunakan pertanyaan yang dapat dengan mudah dicari jawabannya. Contohnya seperti tempat atau tanggal lahir, nama anak atau alamat kantor. Dan selalu tambahkan lebih dari satu elemen pengiriman kata sandi baru, misalnya beberapa email atau nomor ponsel yang berbeda.
Belajar menggunakan media sosial dengan bijaksana
Yang terakhir, belajarlah menggunakan media sosial dengan bijaksana - baik itu untuk kita selaku pemilik usaha langsung, maupun segenap jajaran karyawan. Baik di Facebook, Twitter, Instagram, Tiktok - di manapun kita berinteraksi secara pribadi maupun atas nama perusahaan, jagalah selalu tulisan, ucapan dan komentar agar selalu santun beradab.
Apa alasannya? Mudah saja: jejak digital itu kejam, jendral! Ingatlah berbagai kejadian dimana seorang pemilik bisnis atau karyawan berlaku tidak sopan di dunia maya dan lantas viral. Selain menerima sanksi sosial, bisnis yang telah dibangun dengan susah payah bisa hancur dalam sekejap.
Kemudian, usahakan untuk tidak pernah memberikan informasi sensitif mengenai perusahaan atau merek dagang secara publik melalui posting di medsos. Sebab, informasi penting tersebut, bila jatuh ke tangan yang salah dapat berpotensi membahayakan bisnis kita. Selain bisa menjadi celah bagi hacker untuk melakukan peretasan, para scammer pun dengan mudah dapat menggunakan info ini untuk menipu pelanggan.
Sebelum posting apapun di kanal medsos, pastikan semua isi konten jelas, lugas dan berbahasa profesional. Gunakan media sosial sepenuhnya untuk melakukan promosi, dan bila menggunakan jasa freelancer atau pihak ketiga untuk menangani konten media sosial, pastikan mereka juga sudah mengerti sifat dan karakter produk serta pelanggan.
Gunakan berbagai kata sandi yang berbeda-beda untuk masing-masing kanal akun media sosial, dan hindari membuka tautan atau sisipan-sisipan yang mencurigakan supaya tidak ada masalah peretasan di kemudian hari.
Selalu update dengan jenis-jenis bisnis baru dan berita seputar teknologi lewat artikel-artikel dari expert kami:
Amankan mobilmu dari pencurian dengan beberapa GPS harga terjangkau ini
Cara praktis membersihkan mobil secara menyeluruh
Aman dan nyaman berkendara saat musim hujan melanda
